Che cos’è l’informativa al trattamento dei dati, quando bisogna predisporla e in quali casi è richiesto il consenso al trattamento dei dati
Che cos’è l’informativa?
Indubbiamente lo strumento più importante che serve a legittimare la raccolta e l’utilizzo di dati delle persone.
Uno dei principi più importanti per le aziende da tenere in considerazione per garantire la privacy delle persone è che al momento della raccolta dei dati, gli interessati vengano informati o verbalmente o per iscritto (con appunto un’informativa) sul perché della raccolta dati e sulle modalità e le logiche applicate al trattamento degli stessi. Questo è il più rilevante fondamento della normativa sulla privacy, nonché un diritto sancito per gli interessati, caposaldo dell’attuale Codice (D. Lgs. 196/2003) e certezza, seppur con qualche differenza, anche con il Nuovo Regolamento Europeo (Reg. n° 679/2016).
Come sarà l’informativa con il nuovo Regolamento?
Come quella attuale, con qualche piccola differenza.. vediamone in dettaglio le analogie e le differenze.
– Rimane valido e rimarcato anche dal nuovo Regolamento il principio della TRASPARENZA, ovvero scrivere informative chiare, trasparenti appunto, comprensibili e complete. Basta con le informative ambigue, scritte in “legalese” per renderle incomprensibili.
L’informativa dovrà essere data, in linea di principio, per iscritto e preferibilmente in formato elettronico (soprattutto nel contesto di servizi online), anche se saranno ammessi “altri mezzi” come quello dell’informativa verbale.
– Tempi dell’informativa: l’informativa dovrà essere fornita entro un termine ragionevole che non potrà superare UN MESE dalla raccolta dei dati, oppure al momento della comunicazione dei dati e non della registrazione (diversamente da quanto prevede attualmente il Codice Privacy)
– Tempi di conservazione dei dati: Diventerà OBBLIGATORIO, a differenza di quanto previsto attualmente dal Codice, INDICARE IL PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI e di conseguenza, provvedere alla cancellazione degli stessi, oltre il termine indicato.
Attualmente il codice consente la conservazione dei dati in armonia con quanto previsto dalle differenti normative, per esempio la conservazione dei dati contabili di una società in linea con la normativa in materia fiscale o contributiva..
I dati raccolti per finalità di marketing possono attualmente essere conservati per un massimo di 24 MESI, mentre quelli raccolti per fini di profilazione della clientela con un limite massimo di 12 MESI.
– Il titolare del trattamento (ovvero l’azienda titolare della raccolta dati) dovrà specificare i contatti a cui rivolgersi per reclami o l’esercizio dei diritti e del Responsabile del trattamento dati (se presente) o del DPO, cioè del Responsabile della protezione dei dati (qualora designato)
– Qualora si intendano trasferire e trattare i dati in un altro PAESE TERZO, diventerà obbligatorio riportare nell’informativa anche questa informazione con ulteriori dettagli, se per esempio si tratta di un paese dell’unione europea, o extra–eu e con adeguate garanzie di tutela dei dati.
Ed il consenso, in quali casi è previsto?
La formula del consenso “esplicito” che accompagna l’informativa dovrà essere prevista obbligatoriamente in alcuni casi:
– qualora si raccolgano dati sensibili;
– per finalità di marketing e profilazione; qualora la raccolta dati avvenga on line dovrà essere garantita l’inequivocabilità del consenso (no a caselle già pre-spuntate)
In ogni caso, il titolare dovrà essere in grado di dimostrare che l’interessato ha prestato consenso ad uno specifico trattamento.
Il consenso dei minori sarà ritenuto valido a partire dai 16 anni; prima di tale età occorrerà raccogliere il consenso dei genitori
Il consenso raccolto, così come l’informativa data precedentemente al 25 maggio 2018 (data in cui sarà vigente definitivamente il Regolamento Europeo) restano valide se hanno tutte le caratteristiche sopra individuate. Diversamente, è opportuno che i titolari verifichino la rispondenza delle informative attualmente utilizzate e raccolgano nuovamente il consenso degli interessati qualora prescritto.
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