La privacy nei luoghi di lavoro è l’insieme di norme che regolano i punti di incontro tra la libertà del datore di lavoro di verificare il buon andamento dell’azienda e il diritto del lavoratore a vedere tutelata la propria riservatezza.

Ciascun lavoratore ha infatti la facoltà di limitare la diffusione in azienda delle informazioni che lo riguardano (dettagli sulla sua vita privata, informazioni relative al suo stato di salute, dati riguardanti il suo credo politico o religioso). D’altra parte, però, il datore di lavoro ha necessariamente accesso a una parte dei dati personali dei dipendenti e collaboratori e deve acquisirli e trattarli nel modo corretto.

Ecco le linee guida più importanti per conciliare queste due esigenze.

L’acquisizione dei dati personali da parte dell’azienda

Il rispetto della privacy nei luoghi di lavoro impone che i dati personali che il lavoratore fornisce al titolare del trattamento (ad esempio il datore di lavoro) siano solo quelli strettamente necessari allo svolgimento dell’attività professionale e dichiarati nell’informativa condivisa all’inizio del rapporto.

Ecco un modello di informativa sulla privacy da usare nella tua azienda.

I più comuni sono generalità e dati demografici, utili alla registrazione del dipendente, alla sua rintracciabilità e al riconoscimento del compenso per l’attività lavorativa.

Questi dati, e gli altri eventualmente necessari (in alcuni casi prima dell’avvio del rapporto di lavoro si effettua una visita medica generale, che corrisponde alla raccolta di dati super-sensibili), devono essere acquisiti dal datore di lavoro:

• Con il consenso esplicito del lavoratore
• Nei modi dichiarati e concordati con il lavoratore
• Per le finalità specificate all’avvio del rapporto

In più, devono poi essere conservati:

• In modo sicuro e con sistemi di protezione che limitino i rischi di perdita o sottrazione
• Esclusivamente dalle persone autorizzate
• Per il solo tempo utile allo svolgimento del rapporto professionale

I principi da rispettare sono quindi sempre quelli di necessità, di sicurezza, di proporzionalità, di finalità e di trasparenza. Ogni altra acquisizione e detenzione di informazioni personali da parte del datore di lavoro è considerata illecita.

La sorveglianza dei dipendenti nei luoghi di lavoro

La registrazione con telecamere è consentita nei luoghi di lavoro solo per esigenze ben specifiche (ad esempio per la tutela della sicurezza dei lavoratori e per la tutela del patrimonio aziendale, come avviene nei magazzini e nei depositi) e solo previa informativa.

L’informativa deve essere presentata prima dell’installazione delle telecamere, e non solo prima della loro messa in funzione. Questa norma vuole coinvolgere anche l’utilizzo di telecamere “finte”, montate a scopo dissuasivo ma che non registrano immagini.

Per non violare la privacy dei luoghi di lavoro, le immagini così acquisite sono utilizzabili:

• Per finalità ben precise, ad esempio qualora si abbia un dubbio o un sospetto legittimi su qualcosa accaduto in azienda
• Previa informazione del lavoratore
• Per la sola durata necessaria a raggiungere la finalità dichiarata

Privacy degli strumenti di lavoro

Computer, telefono o auto aziendali sono mezzi forniti dall’impresa, e quindi (tranne in caso di diverso accordo) inutilizzabili per scopi privati.

Questi dispositivi sono passibili di controllo da parte del datore di lavoro, ma sempre per finalità e durata specificate e condivise con il lavoratore. In altre parole, è vietato:

• Il controllo sistematico del pc di dipendenti e collaboratori
• Il controllo sistematico della posta elettronica di dipendenti e collaboratori
• Il controllo sistematico della navigazione su internet di dipendenti e collaboratori

L’auto in comodato d’uso aziendale può essere dotata di un dispositivo GPS (in alcuni casi è necessario all’organizzazione del lavoro in tempo reale, ad esempio per sapere quale operatore è più vicino a una richiesta in entrata), che deve prevedere possibilità di disattivazione.

In questo caso, il lavoratore ha facoltà di disattivare il dispositivo di localizzazione al di fuori dell’orario di lavoro.

Privacy nei luoghi di lavoro: i social network

Una questione a lungo dibattuta è la legittimità o meno, da parte di un’azienda, della raccolta di informazioni personali di un lavoratore tramite i suoi canali social.

Questa pratica è vietata tranne in alcuni casi:

• Monitoraggio di account social che il lavoratore specifica di usare per scopi lavorativi
• Previa informazione e consenso del lavoratore. Ciò è utile ad esempio quando il datore di lavoro stabilisce nel rapporto professionale clausole di riservatezza e non concorrenza, ma anche qui è tenuto a dichiarare che per la verifica del rispetto di queste clausole userà anche i social network.

Le leggi in materia di privacy nei luoghi di lavoro sono molte e in continuo aggiornamento, e alcune sono pensate ad hoc per realtà con caratteristiche particolari.

Se vuoi essere sicuro di rispettare tutte le norme e di seguire le procedure più adatte per la tua azienda contattaci: i nostri esperti privacy sono a tua disposizione per una consulenza personalizzata!